業務効率化への第一歩 ５選 〜残業で苦しむあなたへ〜

毎日残業で悩んでいる方に朗報です(*^^*)これを意識してやるだけで残業を減らす第一歩、業務効率化の第一歩を歩むことができるでしょう。

では早速行きます！

①TO DO（やること）リストを作成する

②マルチタスクはやらない

③頼まれた仕事の8割を、やるべき期間の2割で終わらせる

④頼まれた仕事は3割終わったら依頼者に見せて意識合わせ

⑤自動化できる仕事はすべて自動化

では順に深堀りしていきます。

①TO DO（やること）リストを作成する

シンプルですがTO DOリストの作成は最も重要です。複数ある仕事を整理するには、また混乱した頭を一旦リセットするにはなにより書くのが一番です。TO DOリストを書けば忘れてもそのリストを見れば思い出せます。

「やらなければならないことを頭で考えて、優先順位の高い順にこなしていく」なんてことは絶対にしてはいけません！なぜなら人間の記憶は忘れるようにできています。あるやらなければならない仕事を忘れてしまい、思い出した時には期限1時間前なんてことになってしまうから要注意です。

②マルチタスクはやらない

皆さん複数の仕事を同時進行するマルチタスクしていませんか？マルチタスクは一見複数の仕事を同時進行していて、早く仕事が終わるように考えてしまいますが決してそうではありません。複数の仕事を同時進行していると、頭は混乱し手も止まる時間も多くなり結果、仕事が終わらなかったなんてケースもあるでしょう。

そもそもマルチタスクは複数の仕事を行ったり来たりしているだけで、結局その瞬間は一つの仕事しかしていないのです。だったら一つの仕事に集中するシングルタスクで仕事を行った方が、頭も混乱せずに集中して仕事をすすめることができるでしょう。

③頼まれた仕事の8割を、やるべき期間の2割で終わらせる

夏休みの宿題で例えると、8月の終わりに近づいてから宿題をやるのと、7月中に宿題を終わらせるのとどっちがいいか明白ですよね。7月中に終わらせれば、見直す時間もできより精度もあがるでしょう。一方、8月の終わりに近づいてから宿題をやる場合は、焦りもあり効率良く宿題を終わらせることができませんし、結果もボロボロになること間違いありません。終わらなくて先生に怒られることもあるでしょう。それが仕事だとすると。。。怖くて目も当てられません。

④頼まれた仕事は3割終わったら依頼者に見せて意識合わせ

頼まれた仕事は100％差し戻しになるって法則があります。上司に頼まれた仕事を言葉だけで100％理解できる人なんていませんし、上司も言葉足らずのことも多々あるからです。頼まれた仕事は細かく見てもらうしか意識合わせをする方法はありません。3割、5割、8割くらいのタイミングで2〜3回提出前に見てもらいしょう。決して期限ギリギリまで頑張って100％完成してからなんて思ってはいけません。

⑤自動化できる仕事はすべて自動化

自動化とはどういうことかというと、例えば、「毎日日報書いてメールで上司に報告」「毎日売上データを集計して上司にメールで報告」「未提出者の確認」「請求書の作成」など事務などで良くやりそうな繰り返しやるような仕事のほとんどが自動化ができます。「日報」の内容はさすがに自分で考える必要がありますが、日報の内容だけ書いておいて、あとは時間になったら自動的にメールが送信されるなど、そんなことができます。

Excelを仕事で使うのであればVBA（マクロ）でこれらが可能となります。VBAはプログラミング言語の一つですが、PCにExcelがインストールされていれば、だれでも使用可能です。学習環境はExcelがインストールされていれば整うという意味です。

では一体誰から教わるかというと、インターネットから教わりましょう。幸いVBAはググればいくらでも情報をひろうことができ、勉強を行う必要な情報はインターネットだけでも充分手に入ります。ExcelVBAに特化したYouTuberいます！ぜひぜひVBAを学習してみてはいかがでしょうか。

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いかがでしたか？

①TO DO（やること）リストを作成する

②マルチタスクはやらない

③頼まれた仕事の8割を、やるべき期間の2割で終わらせる

④頼まれた仕事は3割終わったら依頼者に見せて意識合わせ

⑤自動化できる仕事はすべて自動化

これらは残業で苦しんでいる方へ試してみていただきたいことばかりです。仕事の期限を守ることはもちろん、自分への負荷を減らし、家族を大切にする時間も増えることでしょう。是非試してみてはいかがでしょうか。